管轄内での本店所在地(住所)移転時における一般的な社会保険手続フロー

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先日、わたしが給与計算しているクライアントから「引っ越したよ」と連絡がありました。

この手の質問と対応は結構しているのですが、たまに業務フローが頭から抜けることがあるので、
今回わたし個人の備忘も兼ねてサクッとまとめてみようと思います。

まぁわたし、会計事務所出身なんですが。

知識は広く浅く身につけがち、どうも器用貧乏ともいいますするめ(@hengenjizai)でございます。

注意

本記事は以下の条件のもと記載してある記事です。

・法人企業
・いわゆる協会けんぽ(協会管掌の健康保険)に加入している事業所
・労働保険が一元適用事業者
・各保険において管轄内の移転

こちらに合致していない場合、
提出資料、提出先、及び準備資料が異なりますのでご注意ください。
(例えば独自の組合に加入している場合は提出先が1つ増えたりします)

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必要資料は移転登記が終わった後の履歴事項全部証明書のみ

いわゆる謄本、というやつですが念の為正式表記をしておきます。
謄本というと個人も不動産など土地の証明書も含まれますからね。

わたしは面倒になって法人の謄本とか言っちゃいますけど、くれぐれも真似しないように。
横着をするとロクなことがないです。。。(経験談

コピーでも大丈夫なケースが多いですが、担当先によって「正式なもん出してね」という実質的に
600円(履歴事項全部証明書取得費)を要求してくるところもあります。
その際の手間を考える方は3枚(税務の手続きも考えると3〜5枚)もらっておいてもいいかなと思います。

なお、わたしはまず全てコピーで出して、
言われたら原本を出すセコい人間です

みなさんこんな人間になっては行けません。

あ、ちなみに念のためお知らせしておきますが各手続きには押印が必要ですので、
各提出先に対して普段押している判子の準備をお忘れなきように。

だいたいは法人の実印であるケースが多いのですが、
会社によって変えている場合も無きにしもあらずなのでご注意ください。

移転した際に必要な社会保険手続は3つ

年金事務所(健康保険・厚生年金保険)

適用事業所の名称・所在地を変更するとき(管轄内の場合)の手続き/日本年金機構

以上のページから健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届を入手し、
移転前、移転先の情報について記載、押印のうえ郵送または窓口に提出してください。

なお、提出先は管轄の年金事務所に送っていただければ問題ないです。

補足

厳密に言えば管轄内の手続きは広域事務センターで行っているため、
管轄内は確か事務センターに送ったほうが若干早くなるはずなんですが、分かりにくいですし
年金事務所に送ってもきちんと手続き(転送)してくれるので今回はこのような説明をしています。

あ、ちなみに電子申請を使っている方は現在管轄の広域事務センターに送ってくださいね。

労働基準監督署(労働保険)

労働保険名称、所在地変更/e-Gov

こちらのページの「書面による手続に関する情報」という部分にある
申請書様式「労働保険 名称、所在地変更届」に記載して郵送、
ができればいいんですけども。。。

労働基準監督署に対して送付する資料は基本特殊な様式の紙なので、
様式をわざわざ労働基準監督署に貰いに行く必要があります。

なんだこの過去の産物。全国の手続きする人みんな泣いてるぞ。

電話で頼んだら郵送でも送ってくれるようですが、
必要書類と枚数を記載した依頼書(任意書式)を作成したうえ、切手を貼った返信用封筒を付けて
送るという計り知れない面倒臭さがあるので、わたしは外出のついでや出社ついでに取りに行くことをおすすめします。

なお、提出先については管轄の労働基準監督署に送っていただければ問題ありません。

ハローワーク=公共職業安定所(雇用保険)

雇用保険事業主事業所各種変更届/ハローワークインターネットサービス

こちらから様式を入手することが出来ます。(ページ内で記載してダウンロードすることも可能)
設置届と同じように地図とかも記載しないといけませんが、それ以外の記載内容は他の保険と一緒ですね。

とまあ、一見楽そうな手続きですが、後述するように少し段取りが特殊なのでご注意ください。

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手続きは必ず
「年金事務所・労働基準監督署」→「ハローワーク」の順番で!

別に準備資料のところで嘘をつこうとおもったわけではないですが、
ここで説明しておきたかったのであえて省略している追加の資料が一つあります。

それはハローワーク(雇用保険)には履歴事項全部証明書のほかに
労働基準監督署に提出した受付印が押されている「労働保険 名称、所在地変更届」控え(のコピー)を提出する必要があります。

コレ完全に初見殺しです。
ですので、労働保険を郵送で行う際は返信用封筒(切手は張っておいたほうがベターだと思います)
をつけて送ってください。

ほんとなんのためにマイナンバー制度作ったんだろよく思います。。。
これは愚痴ですので聞き流してください。

管轄内で住所移転した際、提出する先・資料・順番のまとめ

年金事務所(健康保険・厚生年金保険)

提出先

管轄の年金事務所(管轄の事務センターだと多少早くなる)

提出資料

提出順番

一番最初、もしくは労働保険の手続きと同タイミング

労働基準監督署(労働保険)

提出先

管轄の労働基準監督署

提出資料

提出順番

二番目、もしくは年金事務所へ提出するのと同タイミング

ハローワーク=公共職業安定所(雇用保険)

提出先

管轄のハローワーク(公共職業安定所)

提出資料

提出順番

一番最後、もしくは労働保険の手続が終わったタイミング

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編集後記:どうして社会保険の手続は期日が意味不明に短いのか

ここはチラシの裏です。
本記事のノウハウとは一切、全くもって関係がないので、お仕事中の方はこちらは読まなくて結構です。

しかし、この類の資料を提出する際必ず思うんですが、

提出時期が、
「移転の事実が発生してから○日以内」
とか正気の沙汰とは思えない。

移転時のバタバタは百歩譲って会社の責任だとしても、法人においては登記があるわけじゃないですか。
各事業所、というかこの期日を定めた人たちは司法書士や法務局の皆さまが暇だと思っているのか。

一般における登記の所要日数はスムーズに行っても1〜2週間だと言われています。
えぇ、どう考えても間に合わないですね。

まあ職員の方は分かってるのか、提出期日を過ぎて提出しても特に何も言ってこられないのが救いですが。
じゃあ表記変えてくださいよ、と思ったりもしないでもないです。
大きい企業はなかなか改善が難しいですね。

なお、期日過ぎて怒られたり追加資料要求されるのはおなじみ入社の時に行う「資格取得届」です。
1ヶ月ならまだしも半年とか経つと顛末書みたいなものを要求されるケースもあったりするようですよ。

というか、健康保険でその状態ならわたしが従業員なら辞めてます。

おっと、駄文失礼しました。
無理なく迅速に、を心がけてこの手の事務作業はサクッと終わらせましょうね。
それでは。

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