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メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

どうも、いつもご覧いただきありがとうございます。

少し趣向を変えて今回から違う分野も取り入れてみようかと思います。

書籍紹介、いわゆる読書レビューでございます。

背景を申し上げますと、今働いている会社読書を非常に推奨している会社であります。

なんなら毎月1冊読了することを義務付けているくらいです。

(正直なところ、無理やり読ませたところで知識が定着するわけなんてないのですが。。。)

とはいえ、幸い昔から活字に対して抵抗がないので特に意識しなくとも月に1冊以上は

読んでいるわたしなのです、が。

知識を使うのはもちろん、読んだ本を人に説明するとびっくりするくらい自分の身になる

というのをふと昔読んだ本で書いてあったことを思い出しました。

すみません、このブログ、利用させていただきます。

もちろん概要や、おすすめのポイント、そして学びのポイントについてきちんと

書いていく所存ですので今御覧いただいている皆様に損をさせないように

致しますのでなにとぞよしなに。。。

さて、探り探りですが以下御覧ください。

今回は以下の本についてご紹介します。

読んだきっかけ

元々この本「メールの文章力・・・」という本を知ったきっかけは会社の行われた研修で

ある従業員が紹介したのがきっかけでした。

「人がわざわざ紹介した本が面白くない訳がない」という謎のモットーで

とりあえず勧められた本はいつか読むリストにメモしているわたしなので

とりあえず備忘録には書いていました。

が、他にも読みたい本が山のようにあったので、後回しにして半年が経過したころ、

ふと気づきました。

メールの返信に時間がかかりすぎていることに。

TaskChuteCloudという時間管理ソフトを使って仕事をしているのですが、

ある時自分が何に時間を取られているのか確認したところ、

なんと電話対応を抜いてぶっちぎりの1位。

前職でメールを使うという慣習がまったくなかったのですがとはいえ、致命的ですよね。

こりゃいかんということでこの度手に取ったというのが流れでございます。

どんな本?

この本ですが、メールを送るとなった時や実際に書く時に心がけるべき、

そして気をつける点についてコラム形式で丸々一冊書いてあります。

なので、どちらかというと通しで読むというよりは

目次を見て気になる点から読んでいくという形式にすることをおすすめします。

また、例を交えて書いてくれているので実務へ活かしやすいようになっております。

それに小手先というより心がけであったり土台の面が多いように思いますので、

新卒で入社したての人や、わたしみたいに前職メールを使わず電話で今までやってきたが

転職して上司への報告(CC)をかねてメールでの連絡が重視される会社に入ったなど、

そういう方に読んでいただいたほうがいいのかなと思います。

学びではすごい細かいことを書くのでこちらで大まかな学びを書くと、

この本にはたくさんの例が書いてあります。

メールで一番時間を食うのが文章を考えることです、当たり前ですが。

その例をテンプレートとし、普段の実務に活かすことで積み重ねで大きな時間の節約になるのではないかと思っております。

それらがふんだんに詰まっておりましたので、今後も折を見て参考にしようと思っています。

この本の学び

細かい話になります、申し訳ありません。

わたしがこの本で一番驚いたのが

「名前の登録名に『様』を付ける慣習がある』

という点でした。

今まで意識してアドレス帳を整理したことがなかったのですが、

そういえばお客様からのメールの中に○◯様と記載されてわたしのもとに

メールを送っていただいているお客様も何名かいらっしゃることをふと思い出しました。

著者である藤田英時さんは、こんな習慣もあるんですね~

と軽い感じで流してはいましたが個人的にはこの書籍で一番印象に残っています。

(書籍内のアンケートでも登録名に様を付けている人が過半数を超えていました、嘘でしょ)

確かに登録名で「○◯(なんかこわそうなおっちゃん)」などと

パンチの効いた登録は流石にしませんが。。。しませんよ?

まああくまでこれはそんな人もいるという紹介で終わっていましたので、

しなければならない、というわけではありませんが相手からのメールの際自分の名前に

様が着いていた場合、そう思っている方のケースもなくはありませんので、

少し気をつけて見るのはいいかもしれませんね。

というかそもそも登録名って送信した際に相手に表示されるのですね、

ここも目からウロコでした。

まずはメール文章の構成や敬語、そして使い方について

この本を通じて学ぶことが大前提ですがその後、こういう小さなところにも

触れてくれている痒いところに手の届く書籍でした。

あとがき

最後に、個人的な見解を少し。

実はメールというツール、電話と違い大きなメリットがあります。

それは、相手が好きなタイミングで見れて(上記の範囲内で)好きなタイミングで返信できることです。

もちろん、全部が全部メールで足りるとも思いませんし何より電話でのコミュニケーション

というのは普段会えないお客様との重要な接点の一つとなります。

ただ、電話というのは少なからず相手の手を止め拘束します。

この重要性、最近わかったのであんまりふんずりかえって言えることではございませんが、

これって忙しい方からすればすごく時間の浪費になるのではないでしょうか。

この書籍でも書いてありましたが、相手のことを思いやって連絡をする

というのを根底においたうえ、それぞれのケースに合った方法で連絡を取るということが

必須スキル、と自戒を込めて言っておきます。

以上、電話って最高でしょ、とつい先日まで思っていたのでスタンスを変えるまで

なかなか時間がかかりそうなするめがお送りしました。

それでは。