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業務マニュアルの作り方。

弊社の部署にてついにわたしの退職情報が解禁されました。

まあ当然出てくる引き継ぎの話ですが、

ボス「じゃあ今月中に一通りよろしくね」

・・・おや?

まあ予測はしてましたけどね。

安息の日々(≒有給休暇) is どこ。どうもするめ(@hengenjizai)でございます。

さて、そんなわけで今週から引き継ぎするための業務マニュアルを作り始めています。

先輩から頂いたものもあるのですが、一部のクライアントのみでしたし

今や見る影もないぐらい処理方法変わってるものも多いので作り直しですね。。。

今回はせっかくなのでわたしが現在作成している業務マニュアルの作成フローを

シェアさせていただこうかなと思います。

何かを参考にしたわけではないため、正式なものになるかどうかは

少し怪しいところですが、担当者に対して分かりやすいアプローチが

できているんじゃないかなと個人的に思っています。

今回は会計事務所における月次業務(試算表作成業務)のフローを例にして

ご紹介しますね。

まずはおおまかな作業内容をすべて書き出す。

月次業務といっても、試算表を作成するまでには色々な作業があります。

もちろんそれぞれの預金出納帳を会計ソフトに記帳する業務もそうですし、

極端に言えばクライアントから資料をもらうというところも月次業務の一環です。

つまり、「月次業務」というタスクは抽象的なものであり、

まずはそれを細分化する必要があります。

わたしはもともとWundelistというタスク管理ソフトにてその細分化をしているため、

この作業はあまり苦ではありませんでした。

見直したときに「あっ、自然な流れでやってたけどこれも分けられそう」というところを

多少足す程度でした。

「タスクの細分化なんて考えたことが無い」という方も多いかと思います。

コツとしては、「ふー、一息つくか」と思った瞬間がタスクを細分化するタイミングです。

例としてわたしが現在作成している月次業務を細分化したものの一部をご紹介します。

・資料確認

・現金出納帳 入力

・売上資料 集計

・普通預金 メイン口座 入力

・普通預金 サブ口座 入力

・売上 入力

・仕入 入力

・給与 入力

・各種残高確認

・試算表チェック

・売上分析資料 作成

・損益予測表 作成

・訪問資料 印刷

・訪問資料 最終チェック

・ボス 訪問資料手交

どうですか、これぐらいです。

この細分化の並び順は作業すべき順に並べてくださいね。

やりすぎだって?

ええ、気持ちは分かります。

ただ、むしろやりすぎって思うくらいじゃないとダメだと思います。

だって、誰が見ても作業できるように作らないと業務マニュアルじゃありませんからね。

まあこのケースでいうと簿記の簿の字すら知らない、というスキル不足については

業務マニュアルではフォローしかねるのですが。。。

とはいえ、気持ちとしては簿記を持って入社してきた社員・パートさんに

この業務マニュアルを渡せば、特に質問なくその作業を完結できる、

というのを目標にして作っています。

それくらいの勢いでバラバラにしてください。

これくらい流れで分かるだろ、というのはいけません。

あなたの常識は、みんなの非常識です。

あっ、これは自分に言いました。

細分化したタスクを肉付けする

月次業務という抽象的タスクをブレイクダウンしたところで次の作業です。

次は、それぞれの細分化されたタスクに対して補足をつけていきます。

言うなれば肉付けですね。

わたしが考えるタスクへの肉付けとしてはこんな感じです。

・どの資料を使うか

・会計ソフトを使うタスクならば、どの画面を使用するか

・効率化するために自分が意識していること

・ミスを防ぐためにどのような対策を行っているか

・間違えやすいところと間違えてしまった際の対処法

・このタスクに対して起こったイレギュラーな事項とその対処方法や顛末

・作業に関する不明事項を確認すべき人(ex:経理の人)、連絡先

はい、結構細かいです。

だからこそ作業しながら作るのが一番効率いいです。

特に意識していることなんてのはなかなか思い出せるものではありません。

変にこの時点でしっかり作らなきゃ、って思うと作る手が止まってしまうので、

思いついた順に書きなぐるぐらいで大丈夫です。

箇条書きレベルで書いていると後で書き足すことに対するハードルも下がるので、

最終的に内容充実するケースが多いです。

内容を増やすのは難しいですが、減らすのは比較的簡単ですからね。

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最後に文章を整えて完成

最後に、現在書きなぐっているであろう肉付けをきっちり整えます。

具体的には肉付け内容をそれぞれカテゴリごとに分けるであったり、

レイアウト(太文字・赤文字・インデント)などですね。

例え内容が充実していても、順不同で内容書き殴られてあったり、

箇条書きなど文字の羅列がずらーっと続いているだけであったら

どれが重要か判断できず、業務マニュアルとして成り立ちません。

引き継ぎ担当者として、どれを特に注意してほしいか

重視してほしいか、というものは少なからずあると思います。

そういう箇所をマーカーであったり太文字にするだけでもだいぶ印象は変わります。

しっかり理解してもらえるよう、構成やレイアウトなどで意識を誘導してあげましょうね。

おわりに

さくっと書かせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

少しでも参考になれば幸いです。

しかしまあ、これだけ言っておいてわたしはまだ1社分もできていません。

もし私が辞めるときにここで言ったことをちゃんとできていなかったら反省文書きますので、

その時は笑ってやってください。

さて、残り少ないですが立つ鳥跡を濁さないよう頑張ります。

それでは。