TaskChuteCloudの設定(プロジェクト・モード)を見直してみる。

今回はわたしの人生のカギを握っているTaskChuteCloudのお話です。

カギを握っているというより、完全に依存しているのでなくなったら端的に言うと死にます。

 

どうも、最近は仕事が立て込んでいるため

現実逃避のブログが捗っているするめ(@hengenjizai)でございます。

 

 

なお、本記事は既にわたしが使っているTaskChuteCloud、ないしはTaskChuteを使っている方向けの記事となっています。

「なにそれ?」というかたは以下のページをお読みのうえ、

興味があれば読み進めていただければ幸いです。

 

タスク管理ツール「TaskChute2」

 

タスクシュートとは何か?(シゴタノ!)

 

 

さて、今回は使いながら都度都度アップデートを行ってきた

わたしのTaskChuteCloudの設定(プロジェクトとモード)を共有し、

今後どのように運用するか、というのをザクッと書かせてもらいます。

 

 

あ、すいません。いうなればこれ自分用のメモです。

 

 

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プロジェクトとモードってそもそも何?

 

さて、自分用のメモとはいえ説明を省くのは流石にご法度なので

「そもそもプロジェクトとモードってなんだ?」

という簡単にご説明をば。

 

TaskChuteと、わたしが使っているTaskChuteCloudでは

簡単に言うと日々の自分の行動を分単位ですべて記録するツールなのですが、

それぞれの行動に「プロジェクト」と「モード」という分類をつけることができます。

(実際は「見積時間」や「評価」など他にもあるのですが今回は省略させていただきます。)

 

 

プロジェクト

 

プロジェクトというのは、

自分が行っている現在のタスクが大まかにどの分類の内容なのかを表すものです。

 

例えばプロジェクト「仕事」というものをがあるとすると、

以下の行動がこのプロジェクトの分類に入ってきます。

 

・日々の事務作業

・クライアントや上司などとの打ち合わせ

・クライアントの会社への移動時間

・通勤時間

 

なんとなくイメージは掴めましたか?

 

ちなみに、この中に「会社の飲み会」を入れるかどうかは個人によって差が出てきます。

わたしは「仕事」派です。

同僚との個人的な飲みなどは別のプロジェクト、例えば「友人」にしますけど、

忘年会や部署全体の飲み会などはこちらに分類していました。

 

 

モード

 

モードというのは

それぞれの行動が具体的に何を行っているか、というのを表すものです。

 

先ほどの仕事のいくつかの内容を例に上げると、

 

・日々の事務作業 → モード「単純作業」

・クライアントや上司などとの打ち合わせ → モード「MTG」

・クライアントの会社への移動時間 → モード「移動」

・通勤時間 → モード「移動」

・会社の飲み会 → モード「交流」

 

となります。より範囲が縮まった感じですよね。

というよりそれぞれの行動の動詞にフォーカスしたイメージでしょうか。

(なんとなく今自分でストンと落ちたので、だいたい合ってる気がします。)

 

 

更に詳しく知りたい方へ

 

たらたらと説明はしましたが、「ようわからん」と仰る方は

以下のサイトも読んでみてください。

わたしが使っているTaskChuteCloudの開発者ですので、ストンと落ちると思います。

 

TaskChuteにおけるプロジェクトとモードと評価の使い分け方

 

 

 

現在使っているプロジェクトの一覧

 

自堕落

 

文字通りですね。

他のどのプロジェクトにも属さないいわゆる「何もしていない時間」です。

仕事の合間に行うボーッとする時間や、スマホでTwitterを見たり、

当てもなくインターネットサーフィンを行ったりしている時間がこの中に入ってきます。

 

ちなみに7つの習慣でいう4事象でいうと「重要でないし、緊急性の低いもの」として

ほぼ処理されます。なんという害悪。

この時間を減らすよう意識するのが時間を有効に使うための第一歩なんですよね。

 

 

前職の仕事

 

本当は前職の会社名でプロジェクトを作成していますが、諸々の事情で変えています。

前職を辞めた後にもありがたいことに仕事を多少なりともいただいているのですが、

その仕事を軒並みこちらのプロジェクトの中に入れています。

 

後に記述している「事業」というプロジェクトに入らないの?

というご意見もあるかと思いますが、これはあえて分けています。

というのも、業務的には勤めていた時と変わらないものを行っているので、

自分の事業とはまた別物、つまり下請けに近い状態です。

ですので、この時間の割合を減らすことが当面の目標になっています。

 

 

成長

 

これは自分のスキルなどの成長が絡んだ行動に対してつけているプロジェクトです。

基本的にプロジェクトは分かりやすいようにネーミングになりがちですね。

具体的な内容としては、

・運動や筋トレ

・読書

・Pocketに登録したサイトからの情報収集

・セミナー受講

などです。

 

 

友人・家族

 

友人や家族との行動についてはこちらに属しています。

名前のまんまなので具体的な行動について以下に記載しておきます。

 

・友人、家族との食事

・友人とのイベントへの参加や移動などの行動を共にした時間

・LINEやメッセンジャー、その他オンラインによるメッセージのやり取り

・家族旅行

 

 

家庭

 

こちらはいずれのプロジェクトにも当てはまらないような日常生活に関わる行動を十把一絡げ

にして入れ込んでいます。

特定のプロジェクトに属さない移動などもこちらに入っています。

具体例でいうと

 

・お風呂

・着替え

・洗濯物

・ストレッチ

・睡眠

・食事

・美容院

 

などですかね。

このあたりは減らすことは難しいですが、ルーチンワークとして機能させることで

一日のリズムを整えやすくなるのでできるだけ一定の時間に行うことを目標としています。

 

 

趣味もろもろのカテゴリ数種類(音楽など)

 

プロジェクトにはいくつか自分の趣味関係のものを分けて作っています。

いくつか、とはいってもそんなにあるわけではなくて3つぐらいですね。

 

あえて分ける理由としては、投下時間を確認するためです。

趣味は適度にやるべきであって、

あんまり割合占めているとペースが乱れている証拠となるのでその確認ですね。

 

ちなみに、あまりにもやってなさすぎると自分に対して

「大丈夫?人生楽しい?」

と問いかけています。

 

 

ブログ

 

この日新月歩のために投下している行動時間がこちらに入っています。

想像は簡単でしょうが、念のため具体例を挙げておくと、

 

・執筆

・リライト

・下書き

・ブログデザインの変更

・プラグインのアップデートなどメンテナンス

 

となります。

結構時間数にムラがあるプロジェクトなので週の振り返りに結構重点的に見ています。

アウトプットが足りない、ということになりますからね。

 

 

プログラミング

 

これは今年の5月、プログラミングスクールに入ってから追加した項目です。

それまでも一応ProgatePaizaなどでちょこちょこやっていましたが、

時間としてはしれてましたので「成長」プロジェクトの中に入れていました。

 

現在の目標としてはこのプロジェクトへの投下時間を最大限増やすことです。。。が、

なかなかモチベーションやスケジュール管理ができておらず思うようには伸びていません。

これは毎週振り返りのたびに反省しています。

 

 

事業

 

これは昨年わたしが開業してから追加した項目です。

内容としては、前職から請けた仕事以外での作業時間やMTG、移動時間などがあります。

あと自分で帳簿もつけているので、当然その記帳している時間も含んでいます。

といっても1ヶ月にほんの1時間程度ですけどね。伊達に数年会計やっていないので。

 

現状としてはこちらに時間は避けていなくて、もちろん増えるに越したことはないのですが、

「プログラミング」「成長」のプロジェクトと比例して増えていくものだと考えているので、

もうしばらくはこのままかなあという印象。

自分の事業を作ることの難しさをこの1年で痛感しています。

 

 

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現在使っているモード一覧

 

趣味

 

プロジェクトの中の自分の趣味関係の行動はこちらにほとんど入っています。

ほとんど、というとじゃあ例外はなんだという話になるんですが、

その行動自体が惰性でやってしまっている場合は後述するBreakに入れ込んでいます。

 

例えば、ドラマが好きだとしても

「あー、面白くないしどう転んでも好みの展開にならないけど何となく見ている」

などのケースではこのモード「趣味」にいれていません。

 

なお、この区分けのお話についてはTaskChuteの重要となっている機能「評価」とからめて

お話すべき事項かもしれませんが、何度もいうようで申し訳ありませんが、

今回はこれ以上ボリュームを増やさないよう省略しています。

 

 

月次業務・給与業務 etc…

 

だいたいプロジェクト「前職の仕事」に当て込んでいるモードです。

細かく分けているのは在職している時の名残ですね。

 

当時は業務ごとの作業時間も知っておきたかったので分けていましたが、

今はそこまで重要視する必要はないので統一してもいいかなという事項です。

時間数を確認する時はまとめて集計して他のモードと比べています。

 

 

Break

 

諸悪の根源、Breakです。

 

・意図せずボーッとしてしまっている時間

・いわゆる無駄話

・目的のないネットサーフィン(Twitter徘徊含む)

・その他惰性でやっているようなこと

 

などの、減らしていくべきことをこのモードにして集計しています。

この時間をなるべく有意義なことに使う時間に変えていくことが目標です。

 

 

focus

 

フォーカス、つまり集中する時間です。

 

・ブログの執筆時間(リライト含む)

・健康のためのトレーニング

・新しいツールの導入、既存ツールのメンテナンス作業

 

などが入っています。

プロジェクト「成長」の中に入っている項目の多くがこちらに属しているイメージです。

 

 

移動

 

公私問わない移動時間はすべてこちらの中に入っています。

 

極力細かく記録しようとしていますが、

クライアントAとのMTG→10分ほどの小移動→昼食

などは面倒なので前後どちらかのタスクの中にまとめてしまっています。

 

ちなみに、移動時間の記録は個人的には非常に重要だと思っています。

というのも過去の行動履歴の再利用と平均所要時間の算出ができるTaskChuteCloudでは

一日の計画を立てるにあたって誤差の減少とバッファの確保に大きく貢献してくれます。

 

TaskChuteCloudをやっていると本当に痛感しますが、

基本的に計画通りに事が運ぶことは殆どありません。

初めて行う仕事など見積がわからないことに対しては当然多めに時間をとるのですが、

それでも見積時間をオーバーすることなんて日常茶飯事です。

 

ただ、その際「この時間までに会社・家をでなければならない」時間を把握しておくだけで、

計画の破綻を防ぐことができます。

 

もしTaskChuteCloudの興味がある方に導入のアドバイスを求められた場合、

わたしならまずは「睡眠時間」と「移動時間」から記録するようにオススメします。

あくまで個人的な考えですが、参考になれば。

 

 

息継ぎ

 

意識的なとった休憩や、気分転換やリフレッシュとなっている行動

こちらに入れています。

 

具体例でいうと

・水分補給

・ストレッチ

・散歩

・ウィンドウショッピング

となります。

 

まあ、多すぎるのはさすがにどうかと思いますが、

Breakが増えるよりかはずっといいのでこちらは積極的に取るべきモードですね。

 

 

 

input

 

知識や情報を詰め込む作業がこちらに入っています。

詰め込むというと少しアレですが、

読書・情報サイト巡回・プログラミングの勉強などがこのモードに該当するので

あながち間違った表現ではない。。。ですよね?

 

なお、「情報はアウトプットしてなんぼ」というのはよく言う話ですが、

わたしの場合アウトプットするほどの時間をまだ割けていないので、

この時間はもっともっと増やすように意識しています。

 

 

計画

 

一日の計画を立てたり、週の振り返り、次の週の日程調整などを行う際に

このモードを当て込んでいます。

 

ちなみに、一日の計画は当日の午前中に立てています。

だいたい朝食片手に、という感じですね。

前日中に立てるのがいい、という情報も得ているので今後変わる可能性は大きいです。

 

あと、本当なら毎日振り返るべきなのですがまだその領域には達していないので、

現状は週一回(日曜日)に週次の振り返りのみ行っています。

 

 

交流

 

その名の通り、人との関わりを伴う行動に対してつけているモードです。

わたしもこれ以上説明が難しいので、具体例だけ出させていただきます。

 

・クライアント、友人、家族との食事・飲み会

・       〃      電話

・       〃      雑談(Breakに属するものを除く)

 

 

暮らし

 

日々の生活に関わる雑用、家事などがこちらに該当します。

具体例でいうと、

 

・食事(交流に属するものを除く)

・歯磨き

・お風呂

・洗顔

・着替え

・洗濯

 

などです。生活に関するものが主となっていますね。

 

 

MTG

 

何かを決定するための打ち合わせは交流とはあえて分けてモードを作っています。

友人との日程調整の連絡であったり、事業の打ち合わせであったり幅広く該当します。

 

 

睡眠

 

こちらには夜の睡眠、仮眠、二度寝、うたた寝、と睡眠の良し悪しに関わらず入っています。

大体割合で33%、およそ3割を目安にして毎週ざっくりとですが確認しています。

8時間寝ないとマックスのコンディション発揮できないロングスリーパーですので。。。

 

 

単純作業

 

悪い言い方をすると脳みそを使わない作業がこちらに該当します。

具体例でいうと、

 

・会計帳簿を作るためのレシートを会計ソフトにスキャンする作業

・請求書の作成

・ブログのリンクエラー修正

 

など幅広いジャンルで使用しています。

 

 

セクションと評価設定は「ほぼ」デフォルトのまま

 

なお、詳しい方へ補足しておくと、

時間帯を分けるセクション設定と、どの事象に該当するかの評価設定は

原則そのままで使用しています。

 

「原則」というとじゃあ何を変えたか、という話になりますが、

評価のうち、モード「趣味」に当たる部分を4事象から除外するための項目を作りました。

 

趣味の時間は現状全体のうちの数%ですがもしなかった場合、

当てはまる項目の判断が非常に難しかったので毎度の煩雑性を省略するために作りました。

第2事象(緊急ではないが重要)っていわれるとそうでもないですし、

かといって(主観的ですが)重要性がないわけでもないですしね。

 

セクションは週次レビューだけでなく、日次レビューを行うようになったタイミングで

見直す予定です。

 

 

 

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今後の改善点

 

プロジェクト「健康」の作成

 

詳細を知りたい方へとご紹介したページではTaskChuteCloudの製作者が実際に使っている、

プロジェクトが記載されていたのですが、その中にプロジェクトとして「健康」を作っている

記載があったので導入してみようと考えました。

 

もともと、水分補給やストレッチ、トレーニングは比較的大事なのにも関わらず、

プロジェクト「暮らし」として入れてしまうと、

ルーチンワークの中に埋もれてしまい観測が困難になっていました。

 

全体として多くを占めるものではないのですが、

自分の身体に対するケアは観測すべき事項なので取り入れていくようにします。

 

 

モード「交流」と「MTG」の区分け厳格化

 

モード「MTG」は比較的最近作った項目なため、「交流」と混合しがちになっていました。

MTGは第一事象(緊急であり、重要なもの)のものが多いので、

きちんと分類する必要がありますからね。

 

 

モード「Break」のハードルを高める

 

モードの内容の確認のため履歴を見ていたのですが、普段の行動の中には思った以上に

「Break」に該当するものが多いように感じました。

交流の中にあった内容を覚えていないような雑談は正直「Break」に入れてしまっても

問題ないかなと思いますし、「趣味」のうち惰性でやっているものも見受けられました。

 

完全に自分への甘さが露呈されています。

 

昔のものまでは修正しませんが、これからはタスクの完了時に本当に分類で間違っていないか

をきちんと確認した上で記録を出来るよう注意していきます。

 

 

終わりに

正直に申し上げます。

思った以上のボリュームになって非常に後悔しています。

これで評価の基準なども入れ込んでいたら、更にボリューミーになっていたはず。

それはまた別記事にて書かせていただきますので、何卒ご容赦を。

 

こうやってまとめてみると、他の使い方を知りたくなってきました。

今度他の人がどんな使い方をしているか調べて、

共有がてら記事としてまとめてみようかなと思っています。

 

最初から最後までメモ代わりにして申し訳ありませんでした。

それでは。

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